Инструменты для безопасной работы редакции

Инструменты и приложения для офисной работы

Adobe Scan

Бесплатное приложение Adobe Scan для захвата и сканирования документов «на лету» доступно для Android и iOS. В нём предусмотрено множество функций, которые могут понадобиться пользователю: конвертация изображения в PDF или JPEG; базовое распознавание текста, помогающее вычленить адреса электронной почты и телефоны; возможность с легкостью подписывать документы и загружать файлы в облако.

Стоимость: бесплатно.

Языки: много.

Etherpad

Ether­pad — это бесплатный веб-инструмент с открытым исходным кодом, предназначенный для совместного редактирования и во многом напоминающий Google Docs. Среди его функционала: редактор WYSIWYG, загрузка и скачивание в различных форматах, чат в боковой панели, временная шкала с историей редактирования, и многое другое. Опытные пользователи могут установить программу Ether­pad на локальном сервере; можно также пользоваться одним из общедоступных экземпляров. На общедоступных экземплярах могут быть некоторые ограничения — например, ограниченное время хранения записей. Экземпляр по адресу pad.riseup.net — это скрытый сервис Tor, который можно использовать, когда автор желает остаться анонимным или скрыть свой IP-адрес.

Стоимость: бесплатно.

Языки: доступно 105.

Google Workspace

Google Work­space (ранее — GSuite) позволяет организации реализовать полный спектр облачных инструментов Google, включая электронную почту, календарь, текстовый редактор, видеозвонки, ограниченное облачное хранилище и многое другое. Ежемесячная стоимость зависит от количества пользователей. Отдельные пользователи могут регистрировать собственные учётные записи и пользоваться этим сервисом бесплатно, но в этом случае в электронном адресе после знака «@» не будет доменного имени организации. Для платных пользователей Google также значительно улучшил свой инструмент Google­Meet, и теперь он предлагает почти те же функции, что и Zoom: несколько видов экрана, шифрование вызовов и комнаты для обсуждений. Однако, по словам пользователей, приложения Google Work­space не всегда надежны при использовании в автономном режиме, поэтому не совсем подходят для использования там, где нет стабильного подключения к Интернету. В рамках инициативы Google News Ini­tia­tive технический гигант предлагает инструменты для поддержки новостных изданий, такие как Подписка через Google для легкой реализации функции подписки, и набор инструментов Jour­nal­ist Stu­dio.

Стоимость: от 6 долларов США на человека в месяц; бесплатный базовый уровень для некоммерческих и неправительственных организаций.

Языки: большое количество.

LibreOffice

Libre­Of­fice, преемник OpenOf­fice, — это наиболее известный бесплатный эквивалент MS Office с открытым исходным кодом. В него входят: текстовый редактор, работа с электронными таблицами, презентациями, простыми базами данных, а также инструменты для создания диаграмм и формул. Как подсказывает автозаполнение в поисковой строке Google (запрос “Why is Libre­Of­fice so bad?” — на втором месте по частоте), многие пользователи недовольны этим инструментом. Тем не менее, Libre­Of­fice — полностью автономный инструмент (без облачного компонента) с открытым исходным кодом, он просто идеально подходит для использования в новостных редакциях, которые сталкиваются с угрозами безопасности, и предлагает лучший набор приложений без подключения к Интернету. Продукт продолжает совершенствоваться, и снабжён отличной документацией на нескольких языках.

Стоимость: бесплатно.

Языки: Десятки, см. https://www.libreoffice.org/community/nlc

Microsoft 365

Подписка на Microsoft 365 даёт пользователям доступ к таким приложениям, как Word и Excel, облачному хранилищу OneDrive, инструменту совместного использования файлов Share­Point, электронной почте, календарю и многому другому. В самом доступном варианте подписки пользователь получает учётную запись для пользования электронной почтой и календарем, а также онлайн-версиями Word, Excel и Pow­er­point. Частные лица также могут создавать бесплатные учётные записи для самостоятельной и совместной работы в этих трёх веб-приложениях, но без дополнительных бизнес-функций. Автономную версию Microsoft Office для отдельного пользователя также можно приобрести за единовременную плату.

Стоимость: Microsoft 365 для бизнеса обходится в 5 долларов США на человека в месяц — при условии годовой подписки на базовый уровень; некоммерческим / неправительственным / благотворительным организациям предоставляется скидка.

Языки: более 40; см. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/international-availability

ProtonMail

Швейцарская компания Pro­ton­Mail предлагает услуги безопасной веб-почты. Электронные письма передаются и хранятся на серверах Pro­ton­Mail в зашифрованном виде. В Pro­ton­Mail используется шифрование OpenPGP — популярный стандарт шифрования электронной почты, который технически неподкованному пользователю настроить сложно, но для использования Pro­ton­Mail достаточно всего лишь зарегистрироваться. Важно отметить, что шифрование не распространяется на тему письма; кроме того, электронные письма шифруются только при отправке с одной учётной записи Pro­ton­Mail на другую. Однако, если вы отправляете сообщение за пределы Pro­ton­Mail, сообщение можно защитить паролем, а сам пароль отправить по другим зашифрованным каналам. Pro­ton­Mail также позволяет хранить контакты, устанавливать даты самоуничтожения для архивных писем, и предлагает функцию календаря в бета-версии; также можно использовать Pro­ton­Drive, аналог Google Диска. Pro­ton­Mail имеет приложения для операционных систем Android и iOS, а также может использоваться с такими почтовыми клиентами, как Thun­der­bird.

Стоимость: бизнес-планы (которые позволяют использовать адреса электронной почты @yourdomain.com) — от 6,25 евро за пользователя в месяц (7,60 долларов США) при годовой подписке; в бесплатные индивидуальные учётные записи включено хранилище 500 МБ.

Языки: доступно 26 языков.

Совместная работа и управление проектами

Airtable

По словам создателей Airtable, «сервис работает, как электронная таблица, но мощный, как база данных». Пользователи могут организовывать данные в виде электронных таблиц, а могут добавлять и динамические функции — такие как флажки и вложения файлов, в отдельные ячейки и столбцы. Предлагается несколько способов просмотра проектов, включая вид календаря и вид доски/карточек, как у конкурента Trel­lo. В некоторых редакциях Airtable используется в качестве редакционного календаря (вот пример).

Стоимость: бесплатно в базовой версии (2 ГБ хранилища на пользователя); дополнительные возможности в версии Plus стоят от 10 долларов США в месяц. Некоммерческим организациям предоставляется скидка 50%.

Языки: только английский.

Asana

У Asana много общего с Trel­lo, ещё одним приложением для управления проектами, хотя возможностей в этом случае больше. В частности, здесь больше вариантов обзора рабочих процессов, в том числе есть возможность просматривать несколько досок одновременно: так может быть проще управлять рабочей нагрузкой отдельных сотрудников. Asana имеет более надёжную систему обмена сообщениями и систему уведомлений, а также возможность создавать отчёты о задачах, созданных пользователем, и задачах, на которые пользователь назначен. В зависимости от специфики работы в конкретном коллективе, дополнительные функции могут либо оказаться полезными, либо создать излишнюю сложность. Прежде чем внедрять то или иное приложение, мы рекомендуем попробовать бесплатные версии обоих.

Стоимость: базовая версия до 15 пользователей — бесплатно. Ежемесячная плата за каждого дополнительного пользователя в премиум-плане — от 10,99 долларов США на человека (оплачивается раз в год). В премиум-плане также предусмотрены дополнительные функции.

Языки: английский, французский, немецкий, португальский, испанский и японский.

Doodle

Doo­dle — это бесплатный инструмент для планирования встреч, который позволяет пользователям опрашивать участников встречи и определять их доступность. Он синхронизируется с Google Cal­en­dar и iCal, в нём также предусмотрено преобразование часовых поясов — функция, полезная при планировании международных встреч.

Стоимость: бесплатно. В платной версии нет рекламы.

Языки: немецкий, английский, испанский, французский, итальянский, нидерландский, датский, русский и финский.

Monday

Mon­day делает упор на яркую и понятную визуализацию рабочего процесса — пользователи могут выбирать из множества стилей и шаблонов или создавать свои собственные. Преимущества этого приложения — автоматизация, которую можно легко настроить (например, изменение статуса проекта при достижении определённой метки или установка напоминаний в определённые дни и время) и интеграция с другими инструментами и услугами, такими как ПО для электронных рассылок или инструментами управления социальными сетями. Хотя Mon­day позиционируется в первую очередь как приложение для управления проектами, его можно использовать в качестве платформы CRM или платформы для управления донорами.

Стоимость: бесплатно для двух пользователей; за каждого дополнительного пользователя — от 8 долларов США (базовый уровень). Некоммерческим и неправительственным организациям предоставляются скидки (а также, потенциально — бесплатный функционал).

Языки: английский, китайский, испанский, французский, немецкий, португальский, нидерландский, итальянский, русский, корейский, шведский, турецкий и японский.

Notion

Notion — это универсальное программное решение для поддержки рабочего процесса, которое включает в себя три ключевые функции: вики, инструмент управления проектами и задачами, а также пространство для создания и хранения используемых документов, которые можно совместно редактировать в режиме реального времени. Notion можно использовать для размещения справочника для сотрудников, создания справочников по внутренним ресурсам, организации протоколов собраний или создания на доске графика о статусе проекта. В нём есть множество опций для просмотра и отображения, что легко можно перенастроить с помощью перетаскивания. Всё содержимое также можно пометить тегами, что упрощает поиск и просмотр.

Стоимость: доступен бесплатный план для личного пользования; групповые планы подписки начинаются с 8 долларов США на человека в месяц; в настоящее время некоммерческим и неправительственным организациям предоставляется скидка 50%.

Языки: английский и корейский.

Trello

Trel­lo — это простой организационный инструмент на основе карточек. На «доску» нанесены столбцы, представляющие различные фазы проектов (например, «Готово к началу», «Выполняется» и «Завершено»). Пользователи создают для каждой задачи карточки и горизонтально перемещают их по столбцам до выполнения цели. Каждая карточка может содержать комментарии и прикреплённые файлы.

Стоимость: базовый функционал до 10 досок — бесплатно. Для команд численностью до 100 человек ежемесячная плата составляет 10 долларов за пользователя, а некоммерческим организациям предоставляется скидка 75%.

Языки: доступно на 20 языках.

Zapier

Zapi­er автоматизирует взаимодействие различных веб-приложений и служб. Пользователь создаёт «зап» из события-триггера и настраивает автоматизированное выполнение будущих задач. Например, Zapi­er может добавить адрес электронной почты пользователя, который заполняет форму на Type­form, в список контактов MailChimp, или отправить электронное письмо на определённый адрес и переместить задачу в столбец «Завершено» в Trel­lo после того, как файл будет загружен в Drop­box. Zapi­er обеспечивает взаимосвязь между более чем 3000 различными приложениями, хотя при использовании некоторых из них появляются сопутствующие расходы. Ограниченное количество «запов» предоставляется бесплатно, и это может оказаться полезно для небольших организаций; однако бизнес-план Zapi­er стоит дорого.

Стоимость: бесплатно для 5 «запов» и 100 «задач» (итераций рабочего процесса) в месяц; 299 долларов США в месяц для бизнеса; некоммерческим организациям предоставляется скидка.

Языки: в приложении есть возможность добавлять перевод после любого триггера или действия; доступно до 100 языков.

Читайте еще: 

Яндекс, Tilda, mail.ru: почему больше не стоит доверять свои данные российским сервисам

Восемь примеров, как использовать нейросеть ChatGPT для работы

Я ахвяраваў у фонды. Як зразумець, што я ў небяспецы?